In der Wirtschaft entwickeln sich Vorschriften und Technologien ständig weiter. Ab dem 1. Januar 2025 steht ein neuer Meilenstein bevor, der sich auf die Verwaltung ein- und ausgehender Rechnungsflüsse in Unternehmen auswirken wird. Die Rede ist von E-Invoicing – ein Begriff, der Ihnen vielleicht neu ist, aber in der Geschäftswelt bald eine zentrale Rolle spielen wird.
Stellen Sie sich eine Welt vor, in der Papierrechnungen und deren manuelle Bearbeitung der Vergangenheit angehören. In der die Effizienz steigt, Fehler reduziert werden und die Umwelt durch den Einsatz digitaler Rechnungen geschont wird. Genau das ist das Ziel der elektronischen Rechnungsstellung, und ab dem 1. Januar 2025 sind elektronische Rechnungen im B2B-Bereich Pflicht.
Doch warum gibt es E-Invoicing? Und, noch wichtiger: Wie können sich Unternehmen auf die digitale Transformation vorbereiten? In diesem Blogbeitrag gehen wir diesen Fragen nach und bieten ein tieferes Verständnis für den Aufstieg des E-Invoicing.
Warum besteht eine E-Rechnungspflicht?
Die Pflicht gilt derzeit für Business-to-Government-Transaktionen (B2G) und wird ab dem kommenden Jahr auf Unternehmen im Business-to-Business-Bereich (B2B) ausgeweitet. Diese Änderung ist das Ergebnis des von der Bundesregierung beschlossenen Wachstumschancengesetzes. Ziel des neuen Gesetzes ist es, deutschen Unternehmen eine klarere und nachhaltigere Grundlage für ihre langfristige internationale Wettbewerbsfähigkeit zu bieten. Zentrale Bestandteile des Wachstumschancengesetzes sind die Pflicht zum elektronischen Rechnungsversand und die Einführung eines Meldesystems.
Das Meldesystem wurde entwickelt, um die fällige Mehrwertsteuer pro Rechnung kontinuierlich zu ermitteln, anstatt nur für eine einzelne Steuererklärung. Auf diese Weise will die Regierung die Transparenz und Geschwindigkeit der Mehrwertsteuerverwaltung erhöhen. Diese Maßnahmen tragen nicht nur zur Optimierung der Geschäftsprozesse bei, sondern stärken auch die Integrität des Steuersystems.
Was ist eine elektronische Rechnung?
Eine elektronische Rechnung, auch E-Rechnung genannt, ist viel mehr als nur ein digitales Dokument. Sie wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, versendet und empfangen und ermöglicht so die elektronische Verarbeitung. Ab 2025 gilt eine PDF-Rechnung nicht mehr als elektronische Rechnung, da sie die strengen Anforderungen der neuen Gesetzgebung nicht mehr erfüllt.
Was macht eine E-Rechnung anders? Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm für E-Rechnungen, der CEN-Norm EN 16931, entsprechen. Dies öffnet die Tür für standardisierte Formate wie die XRechnung, die bereits im öffentlichen Beschaffungswesen verwendet wird, oder das innovative ZUGFeRD-Format, eine Hybridlösung, die sowohl ein PDF-Dokument als auch eine XML-Datei enthält.
Diese neuen Formate sind für den durchschnittlichen Benutzer jedoch schwer verständlich. Unternehmen müssen sich an die Änderungen anpassen und ihre Systeme aktualisieren, um den Anforderungen gerecht zu werden. Mit den richtigen Tools und dem richtigen Wissen können Sie jedoch von der Effizienz und Genauigkeit der elektronischen Rechnungsstellung profitieren.
Gilt dies auch für mein Unternehmen?
Laut der Industrie- und Handelskammer (IHK) müssen sich Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 auf die „digitale Evolution“ beim Empfang und Versand von E-Rechnungen einstellen. Doch keine Panik: Die Umstellung erfolgt schrittweise. Bis mindestens 31. Dezember 2026 gilt eine Übergangsfrist, in der Papierrechnungen weiterhin akzeptiert werden.
Ihr Unternehmen erzielt einen Jahresumsatz von über 800.000 Euro und ist im B2B-Bereich tätig? Dann ist der Versand von E-Rechnungen ab dem 1. Januar 2027 Pflicht. Kleine Unternehmen haben allerdings etwas mehr Zeit: Sie müssen erst am 31. Dezember 2027 auf E-Rechnung umstellen.
Es gibt jedoch einige Ausnahmen, die den Prozess vereinfachen. Rechnungen im Wert von weniger als 250 € oder Fahrkarten sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen, wodurch die Umstellung auf digitale Verfahren weniger störungsintensiv ist. Kurz gesagt: Obwohl die digitale Transformation unvermeidlich ist, stellen diese Übergangsmaßnahmen sicher, dass Ihr Unternehmen sich auf die Zukunft der Rechnungsstellung vorbereitet.
Wie kann ich mich vorbereiten?
Die Anschaffung der richtigen Tools ist ein entscheidender erster Schritt, um Ihr Unternehmen auf die bevorstehende E-Invoicing-Anforderung vorzubereiten. Mit der richtigen Software und den richtigen Systemen können Sie elektronische Rechnungen effizienter und präziser verarbeiten, sich an die neuen Anforderungen anpassen und gleichzeitig Ihre Geschäftsprozesse optimieren.
Nutzen Sie die E-Rechnungspflicht zum Anlass, die ab 2025 geltenden Pflichten mit der intelligenten Software von Verix umgehend zu erfüllen. Verarbeiten Sie mit unserer Rechnungslösung alle gängigen internationalen E-Rechnungsformate (wie XRechnung, ZUGFeRD etc.) sowie PDF- und andere Rechnungen reibungslos.
Darüber hinaus bietet Ihnen unsere Cloud-Lösung die Möglichkeit eines Full-Service-Modells, das Sie bei der Umstellung auf E-Invoicing unterstützt und zudem eine Datenanreicherung zur direkten Verarbeitung in Ihrem ERP ermöglicht.
Sie haben Fragen oder Interesse an unseren Lösungen? Nehmen Sie gerne unverbindlich Kontakt mit uns auf.